為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理，及時做好檔案歸檔工作，切實(shí)維護(hù)檔案實(shí)體安全，完成檔案移交進(jìn)館前準(zhǔn)備工作，我局?jǐn)M開展業(yè)務(wù)檔案整理及數(shù)字化加工采購項(xiàng)目。為了確保項(xiàng)目順利實(shí)施，現(xiàn)就項(xiàng)目服務(wù)有關(guān)事項(xiàng)公告如下，歡迎符合資格的單位積極參與。
一、采購項(xiàng)目
項(xiàng)目名稱：鶴山市人力資源和社會保障局 鶴山市勞動人事爭議調(diào)解仲裁院業(yè)務(wù)檔案整理及數(shù)字化加工采購項(xiàng)目（下簡稱“項(xiàng)目”）。
項(xiàng)目實(shí)施地點(diǎn)：鶴山市人力資源和社會保障局辦公場所內(nèi)。
項(xiàng)目服務(wù)期：自簽訂合同之日起至2025年12月31日。
項(xiàng)目內(nèi)容：
?。ㄒ唬┪臅鴻n案約1100件（具體以實(shí)際存量為準(zhǔn)），榮譽(yù)實(shí)物檔案（1件），包含數(shù)字化加工。
?。ǘ﹦趧又俨米诰砑s717宗（具體以實(shí)際存量為準(zhǔn)），調(diào)解中心宗卷約500宗（具體以實(shí)際存量為準(zhǔn)），包含電子化加工。
?。ㄈ┪臅鴻n案耗材一批，包括文書軟封皮400套、檔案盒（3CM）350個、檔案目錄2本、裝訂線10扎、目錄紙400張、目錄夾4套，檔案光盤3張等（具體以實(shí)際用量為準(zhǔn)）。意向服務(wù)供應(yīng)商可聯(lián)系上門看實(shí)物檔案后再報價。
項(xiàng)目最高限價：服務(wù)報價最高限價為6.8萬元（含稅），包括本項(xiàng)目的檔案類別及檔案整理耗材等報價和履約過程中可預(yù)見和不可預(yù)見的一切費(fèi)用。服務(wù)供應(yīng)商報價時需提供詳細(xì)的費(fèi)用預(yù)算明細(xì)表，報價不得超過預(yù)算價，不得違反有關(guān)法律法規(guī)。
二、項(xiàng)目服務(wù)要求
根據(jù)《鶴山市檔案館關(guān)于做好2025年檔案移交進(jìn)館工作的通知》，按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 31—2017）《檔案數(shù)字化光盤標(biāo)識規(guī)范》（DA/T 52—2014）等有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。一是實(shí)物裝盒。原材料分類整理、分拆托表、錄入數(shù)據(jù)條目、紙質(zhì)掃描、頁面圖像處理、數(shù)據(jù)存儲、圖片信息和質(zhì)量審驗(yàn)復(fù)核、打印頁碼、打印卷宗目錄、打印整理封面封底、檔案實(shí)物塑封（或拉線裝訂）裝盒、折疊制作檔案盒、整理檔案盒脊背標(biāo)簽等。二是數(shù)字化加工。將紙質(zhì)檔案掃描轉(zhuǎn)換成電子檔案，包括檢視、掃描、圖像處理、檔案還原裝訂、圖像及文件夾規(guī)范命名、著錄、數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換、電子目錄校對、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)備份、刻錄入盤等各項(xiàng)工作。三是移交上架。對驗(yàn)收合格的檔案協(xié)助移交我局歸檔入庫。四是檔案查詢服務(wù)。后續(xù)檔案協(xié)助查找服務(wù)。
（一）技術(shù)要求：
1.檔案整理及數(shù)字化加工整理要求
?。?）掃描頁的規(guī)格為A4（含A3）紙1面，計為1頁，掃描的分辨率不少于300dpi。掃描質(zhì)量要求以視覺清晰為準(zhǔn)，頁面完整，不得漏頁。
?。?）掃描加工流程：包括采用原檔案材料分類整理、分拆托表、錄入數(shù)據(jù)條目、紙質(zhì)掃描、頁面圖像處理、數(shù)據(jù)存儲、圖片信息和質(zhì)量審驗(yàn)復(fù)核、打印頁碼、打印卷宗目錄、打印整理封面封底、檔案實(shí)物塑封（或拉線裝訂）裝盒、折疊制作檔案盒、整理檔案盒脊背標(biāo)簽等，通過采購人對影像檔案檢查驗(yàn)收合格后將完整紙質(zhì)檔案移交采購人歸檔入庫，協(xié)助采購人將已影像化掃描的業(yè)務(wù)檔案整理上架。
?。?）在掃描加工過程中發(fā)現(xiàn)不符合要求的紙質(zhì)檔案，應(yīng)按檔案實(shí)體要求進(jìn)行分拆托表，將以平面托表的方法重新粘貼后再掃描加工。
（4）要求掃描加工人員在檔案拆件、掃描加工、整理歸檔過程中，不得擅自篡改或銷毀原始材料內(nèi)容，保證檔案原始材料不受損壞、丟失，確保檔案材料完整與安全及頁面整潔。
（5）完成檔案移交前的打印頁碼，打印頁碼技術(shù)要求：
?、賳蚊娴臋n案，需在每一頁右下角打頁碼，以面為單位，空白頁不打頁碼。
?、陔p面的檔案，正面在每一頁右下角打頁碼，背面材料在左下角打頁碼。
?、垌摯a用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，并使用黑色印油。
?。?）按要求折疊制作檔案盒。
?。?）根據(jù)案卷實(shí)物、按照指定格式打印或粘貼檔案盒脊背標(biāo)簽。
?。?）協(xié)助將已完成影像化掃描的業(yè)務(wù)檔案按標(biāo)準(zhǔn)整理上架。
（9）按采購人要求將已影像化掃描的檔案數(shù)據(jù)分類整理備份。
（10）采購人組織檢查驗(yàn)收，對檢查不合格的部分檔案需進(jìn)行重新返工處理，直至合格率100%。
（二）其他要求：
1.勞動仲裁宗卷、調(diào)解中心宗卷實(shí)行一案一卷并進(jìn)行數(shù)字化加工，紙質(zhì)檔案以“卷”為單位進(jìn)行整理，每卷內(nèi)文件材料按業(yè)務(wù)規(guī)程所列材料順序排列、編目，并按照要求編制卷號，依次排列裝盒；
2.檔案數(shù)量和簽收數(shù)量一致，資料不全需及時登記；
3.按時完成檔案上架和數(shù)據(jù)統(tǒng)計，歸檔案室保存工作。
三、服務(wù)供應(yīng)商資格要求
1.服務(wù)供應(yīng)商符合《中華人民共和國政府采購法》第二十二條的規(guī)定；
2.供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)是具有獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任能力的在中華人民共和國境內(nèi)注冊的法人、其他組織或者自然人；（提供有效的營業(yè)執(zhí)照或相關(guān)單位登記證書復(fù)印件。若分支機(jī)構(gòu)參與采購的，應(yīng)當(dāng)取得總公司（總所）出具給分支機(jī)構(gòu)的有效授權(quán)，并同時提供總公司（總所）的營業(yè)執(zhí)照、總公司（總所）出具給分支機(jī)構(gòu)的有效授權(quán)書及分支機(jī)構(gòu)的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件。已取得總公司（總所）授權(quán)的，總公司（總所）取得的相關(guān)資質(zhì)證書對分支機(jī)構(gòu)有效，法律法規(guī)或者行業(yè)另有規(guī)定的除外）；
3.服務(wù)供應(yīng)商必須在檔案行政管理部門登記備案的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)；
4.服務(wù)供應(yīng)商信譽(yù)良好，未被列入“信用中國”網(wǎng)站（www.creditchina.gov.cn）“失信被執(zhí)行人”“重大稅收違法案件當(dāng)事人名單”“政府采購嚴(yán)重違法失信名單”；未被列入中國政府采購網(wǎng)（www.ccgp.gov.cn）“政府采購嚴(yán)重違法失信行為記錄”；
5.服務(wù)供應(yīng)商須具有保證檔案安全的管理體系和保障措施；
6.本項(xiàng)目不接受聯(lián)合體服務(wù)。
四、項(xiàng)目保障要求
?。ㄒ唬╉?xiàng)目實(shí)施期間所需設(shè)備（如計算機(jī)、打印機(jī)、掃描設(shè)備等）及服務(wù)期間所需辦公耗材由服務(wù)供應(yīng)商提供。
?。ǘ┱磉^程中發(fā)現(xiàn)文件材料有所缺漏，為維護(hù)文件材料之間應(yīng)有的聯(lián)系，確保檔案完整性，應(yīng)及時向采購人反饋，由采購人追補(bǔ)材料歸檔。
（三）視工作進(jìn)展情況，靈活派駐進(jìn)場人員，派駐人員不得少于2人。派駐人員一經(jīng)確定，不得隨意變更，如確需變更，需征得雙方同意。
?。ㄋ模┓?wù)供應(yīng)商須提供售后服務(wù)，確保所有檔案整理后符合移交檔案管理部門要求。否則，服務(wù)供應(yīng)商須免費(fèi)整改直至符合鶴山市檔案管理部門檢查驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。
五、報名材料時間、地點(diǎn)及清單
?。ㄒ唬┻f交報價文件時間：2025年8月25日至2025年8月29日（上午8：30-12：00，下午2：30-5：30），逾期遞交的報價文件將不被接受。
?。ǘ┻f交報價文件地點(diǎn)：鶴山市人力資源和社會保障局二樓人社局辦公室。
（三）報名材料清單
1.營業(yè)執(zhí)照或統(tǒng)一社會信用代碼證（副本）復(fù)印件；
2.在檔案管理部門登記備案的備案表復(fù)印件；
3.鶴山市人力資源和社會保障局 鶴山市勞動人事爭議調(diào)解仲裁院檔案資料整理歸檔及數(shù)字化加工采購項(xiàng)目報價需求表（見附件1）；
4.供應(yīng)商基本概況（含機(jī)構(gòu)設(shè)置情況、辦公場地和人員基本情況等）；
5.本項(xiàng)目服務(wù)總體方案；
6.提供近三年以來無違法違規(guī)行為，社會信譽(yù)良好，要提供上述要求的文件說明或佐證材料，并加蓋公章；
7.屬于中小企業(yè)并提供中小企業(yè)聲明函等材料；
8.其他需要提供佐證材料。
?。ㄋ模┻f交文件時要求所有材料加蓋公章并裝訂成冊，密封報送且密封處加蓋公章。供應(yīng)商應(yīng)對所提供材料的真實(shí)性負(fù)責(zé)，若發(fā)現(xiàn)弄虛作假，取消其資格。
六、確定成交供應(yīng)商
?。ㄒ唬┯晌揖纸M成檔案采購比選小組，采取“擇優(yōu)比選”方式確定服務(wù)供應(yīng)商，評分標(biāo)準(zhǔn)見附件《鶴山市人力資源和社會保障局鶴山市勞動人事爭議調(diào)解仲裁院業(yè)務(wù)檔案整理及數(shù)字化加工采購項(xiàng)目評分表》，綜合得分最高的確定為中標(biāo)供應(yīng)商。
?。ǘ┰u分成交結(jié)果將按規(guī)定在鶴山市人力資源和社會保障局網(wǎng)站上公示。成交供應(yīng)商須在采購人發(fā)出成交通知書之日起一個月內(nèi)與采購人簽訂合同。
七、結(jié)算方式
本項(xiàng)目根據(jù)采購公告和合同約定的內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收，項(xiàng)目驗(yàn)收合格后，按實(shí)際工作量據(jù)實(shí)結(jié)算。
八、其他事項(xiàng)
采購人與服務(wù)商雙方需就此檔案整理項(xiàng)目簽訂保密協(xié)議書。
九、采購人名稱、地址和聯(lián)系方式
采購人：鶴山市人力資源和社會保障局 鶴山市勞動人事爭議調(diào)解仲裁院
地址：鶴山市沙坪街道水圍新村138號
聯(lián)系人：王小姐
聯(lián)系電話：0750-8933112
附件：1.鶴山市人力資源和社會保障局 鶴山市勞動人事爭議調(diào)解仲裁院業(yè)務(wù)檔案整理及數(shù)字化加工采購項(xiàng)目報價需求表
2.鶴山市人力資源和社會保障局 鶴山市勞動人事爭議調(diào)解仲裁院業(yè)務(wù)檔案整理及數(shù)字化加工采購項(xiàng)目評分表
鶴山市人力資源和社會保障局
2025年8月22日
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